Esettanulmány: Decathlon Cégolimpia
Hogyan hozott létre a ConceptFlow integrált sport- és élményfesztivált közel 1000 fő számára egyetlen nap alatt?
Kategória: B2E (Business-to-Employee) Vállalati rendezvény, employer branding, sportnap, egészség- és élménymenedzsment
Résztvevők száma: Közel 1000 fő (az áruház hálózat munkatársai, raktár és központi HQ)
Helyszín: OMSZK Sport- és szabadidőközpont, Budapest
Szolgáltatások: 360 fokos rendezvényszervezés és menedzsment, kreatív koncepció és dramaturgia, vizuális és térdesign, digitális versenyadminisztrációs platform, catering logisztika, fenntarthatósági és ESG menedzsment
A kihívás: 26 egység, egyetlen közös célvonalnál
A 14. Decathlon Cégolimpia szervezésének feladata messze túlmutatott egy hagyományos szabadidős, szabadidős sportnap lebonyolításán. A projekt stratégiai és kommunikációs célja egy olyan élményalapú esemény létrehozása volt, amely egységes, kohéziós ernyő alá vonja a vállalat portfóliójába tartozó, földrajzilag tagozódott 25 autonóm áruházat, a budaörsi központot és hatvani raktárat. A közel 1000 fős résztvevői létszám, valamint a hivatalos megnyitó és díjátadó ceremónia megkövetelték egy olyan erős, átívelő narratíva megalkotását, amelyben a hierarchia teljesen feloldódik. A cél egy olyan környezet biztosítása volt, ahol mindenki egyenlő eséllyel küzdhet meg a bajnoki címekért, miközben otthonosan osztozhatnak a közösségi sikerekben is.
A kivitelezés során jelentős logisztikai és üzemeltetési akadályokat kellett leküzdeni. A választott helyszín, a budakalászi OMSZK Sport- és Szabadidőközpont kiváló adottságai mellett rendkívül feszes üzemeltetési renddel és szabályzattal bír. Az építési fázisban a szervezőknek tekintettel kellett lenniük a parkban zajló gyermek edzésekre és egyéb helyszíni programokra, így a sátrak és a sportpályák telepítését folyamatos koordináció mellett, a meglévő folyamatok zavarása nélkül kellett végrehajtani. Ezen felül a helyi infrastruktúra védelme is kiemelt figyelmet igényelt.
A stratégiai megközelítés: az összetartozás játéka koncepció
A fizikai és mentális ráhangolódást az AdniJóga szakmai csapata vezette le, akik a központi futball pályán tartott nagyszabású bemelegítéssel készítették fel a résztvevőket a sportprogramokra. A csapat három elismert oktatója révén a jógamatracokon és a tó felszínén is lehetősége volt a résztvevőknek csoportos jógázni, míg a mentális stresszkezelésre fókuszáló mindfullness workshopok a fizikai versenyek szüneteiben biztosítottak élményt. A gördülő rendszerű ebédszünetben a munkatársak színkódolt kuponokkal választhattak az egyes ételcsoportok közül, így elkerülve a torlódást, miközben az étkezés kötetlen, közösségépítő térré alakult.
A megvalósítás: 360 fokos logisztikai és koordinációs hálózat
A stratégiai tervek és a kreatív brief életre hívása a ConceptFlow 360 fokos szolgáltatási portfóliójának teljes, összehangolt mozgósítását igényelte. A beszállítói logisztikától kezdve a sporttechikai eszközök bérlését át a gasztronómiai élmény percre pontos finomhangolásáig minden apró részletet az olimpiai hangulatnak rendelt alá a csapat.
A rendezvény menetrendje fegyelmezett forgatókönyv szerint zajlott. A nap folyamán a logisztikai fegyelmet területvezetők irányították témák szerint.
Az innovációs fókuszpont: a digitális ökoszisztéma
Egy ilyen léptékű vállalati sportesemény esetében a precizitás és az adatok átláthatósága határozza meg a résztvevői élmény minőségét. Esetünkben az innovációs fókuszpont a sport adminisztrációs rendszer fejlesztése volt. A technikai háttér kezeléséhez egy dedikált rendszert biztosítottunk, amelyen keresztül a versenybírók és az animátorok valós időben rögzítették az eredményeket, így a továbbjutások folyamatosan szerveződhettek.
A rendszer fejlesztése erősen javította a résztvevők tájékoztatását és elégedettségét. Az egyéni digitális kereső funkció segítségével a munkavállalók saját okostelefonjaikról követhették a mérkőzések alakulását, így a digitális információ és a logisztikai fegyelem találkozása adta a rendezvény igazi élményét.
Az új sportágak bevezetése: biztonság, egyenlőség, sokszínűség
A sportprogramok diverzifikációja során az ügynökség arra törekedett, hogy a hagyományos, magas intenzitású csapatsportok mellett olyan innovatív mozgásformákat is bemutasson, amelyek elősegítik az inkluzivitást és a biztonságos versenyzést.
A rendezvény legnagyobb sportági újdonsága a szalagos rögbi hivatalos bevezetése volt, amely önálló sportágként debütált az eseményen. A szalagos rögbi a hagyományos rögbi teljesen érintés- és ütközésmentes formája, ahol a védők a labdás játékos derekára rögzített tépőzáras szalagok letépésével hajtanak végre szerelést. Mivel a fizikai kontaktus szigorúan tilos, a sportág kiemelten biztonságos és lehetővé teszi, hogy férfiak és nők teljesen egyenlő esélyekkel küzdjenek egymás mellett.
Emellett olyan új kísérő aktivitások jelentek meg, mint a falmászás, a pickleball és a lézeres koronglövészet, amelyekre a folyamatos helyszíni nevezés révén bárki azonnal csatlakozhatott.
Fenntarthatóság, ESG és zéró hulladék
A környezettudatosság jegyében a rendezvény digitális alapokon nyugodott, a meghívók, a beléptetés és a sportverseny szervező rendszer is teljesen papírmentesen működött. A csapatunk kerülte az egyszer használatos műanyag és dekorációs elemek beszerzését, a bútorokat és a kiegészítő eszközöket béreltük, ami jelentősen csökkentette az esemény karbonlábnyomát.
A mérhető eredmények és a szakmai utóélet
A 14. Decathlon Cégolimpia projekt tökéletes példája annak, hogy a komplex, több telephelyet egyesítő vállalati HR célok és a kreatív, történet-vezérelt élmények hogyan alkothatnak tökéletes szinergiát, ha egy professzionális, 360 fokos ügynökségi rendszerben valósulnak meg. a rendezvény utáni belső visszajelzések és a mutatók is magukért beszélnek. A rendezvény sokkal több volt, mint egy szabadtéri sportnap. Egyetlen különleges napra fizikai formát adott egy országos vállalati közösségnek, ahol precízen kiszámított logisztikai bravúrok, az innovatív technológiai megoldások és a nagyszabású kreatív víziók találkozásából egy valódi, az emberi kapcsolatokat mélyítő, maradandó élmény született.
