Egy sikeres konferencia szervezése egy nagyon szerteágazó, részegységekből összeálló komplex rendszer. Amikor résztvevőként azt érezzük, hogy minden „olajozottan megy”, a háttérben valójában több száz jól időzített döntés és precíz folyamat áll össze a nagy egésszé. Rendezvényszervező ügynökségként azonban gyakran látjuk a másik oldalt is: a kapkodást, az elfelejtett technikai részleteket és a stratégiai hiányosságokat.
Ezek a buktatók leggyakrabban akkor merülnek fel, ha egy cégnél nincs dedikált, rutinos szervező, vagy a belső csapatnak a napi operatív feladatok mellett kellene egy ilyen nagyszabású eseményt megszerveznie. Összegyűjtöttük a leggyakoribb hibákat és a hozzájuk tartozó megoldásokat.
A projektmenedzsment hiányosságai: ütemezés
Sokan elkövetik azt a hibát, hogy a konferenciát egyetlen nagy feladatként kezelik, nem pedig egy több hónapos projektként. Ha nincsenek kijelölt felelősök és kőbe vésett határidők, a feladatok elkezdenek egymásra torlódni. A párhuzamosan futó folyamatok káosza és az utolsó pillanatos, kényszer szülte döntések nemcsak a költségeket növelhetik, de a minőséget is rontják. A professzionális projektmenedzsment rendszerek használata és egy minden partner számára ismert részletes ütemterv mérföldkövekkel és visszaszámlálással megkönnyíthetik és optimalizálhatják a szervezést és a lebonyolítást.
A marketing és kommunikáció eltolása
A világ legjobb előadói is üres terem előtt beszélnek, ha a célközönség túl későn értesül az eseményről. A rövid regisztrációs időszak, a rendszertelen kommunikáció vagy egy elavult landing page mind-mind hozzájárul a vendégélmény csökkenéséhez és a potenciális közönség gyenge eléréséhez. Az időben kialakított kommunikációs stratégia és az ahhoz tartozó szolgáltatások határidőre történő elkészítése (például weboldal, regisztrációs rendszer, stb) segít érdeklődést generálni. Különböző jegyár stratégiák és partner kedvezmények pedig tovább szélesíthetik az elért közönséget.
Felkészült technikai csapat
Semmi sem rombolja le gyorsabban egy konferencia szakmaiságát, mint egy gerjedő mikrofon, egy elcsúszott prezentáció vagy a túlterheltségtől összeomló wifi. Ha nincs előzetes egyeztetés az előadókkal és elmarad a technikai próba, az esemény napja könnyen tűzoltással telhet a szervezők számára. Ha minden partner technikai igényét részletesen előre felmérjük, valamint a technikai csapatot is időben tájékoztatjuk megelőzhetjük a kritikus helyzeteket.
A forgatókönyv megfelelő kialakítása
A túl feszes program nem hagy időt a kérdésekre vagy egy kávéra, és egyetlen csúszás is komoly hatással van az egész program ütemezésére. A túl laza menetrendnél viszont a résztvevők elunják magukat, és elvész a szakmai fókusz. Strukturált forgatókönyvre van szükség, azonban fontos, hogy legyen kellő mennyiségű szünet és előre számoljunk már egy minimális csúszással.
Nincs networking lehetőség
A digitális világban a tartalom nagy része online is elérhető. A konferenciák valódi hozzáadott értéke a személyes kapcsolódás. Ha nincsenek dedikált terek és időkeretek a beszélgetésre, a résztvevők csalódottan távoznak. Fontos, hogy tudatosan építsünk be networking blokkokat a programba, például tematikus asztalokkal, kerekasztal beszélgetésekkel.
Színesítő elemek hiánya
Egy konferencia, amely csak előadásokból áll, hamar monotonná válik. Ha hiányoznak az interaktív elemek, a vizuális ingerek vagy az inspiráló installációk, az esemény nem marad emlékezetes. Szponzori aktivitások, interaktív szavazások vagy pop-up kóstolók mind növelik a vendégek bevonását és a rendezvény presztízsét.
Az utánkövetés hiánya
Nagyon fontos, hogy az utolsó előadással még nincs vége a szervező feladatának. Ha elmarad a kapcsolatépítés és a visszajelzés kérése úgy a résztvevők hamar elfelejtik a rendezvényt, így az ott elhangzottakat és kevésbé valószínű, hogy visszatérő vendégekké válnak. Jó megoldás lehet egy automatizált, de személyes hangvételű utánkövetési folyamat kialakítása, amely minél hamarabb a rendezvény után megkezdődik.
+1 Az egyik legnagyobb hiba: A széttagoltság
A leggyakoribb belső hiba a szervezés széttagoltsága. Amikor a sok részfeladat szétosztása következtében az információk elvesznek a párhuzamos Excel-táblák és végtelen email-láncok rengetegében. Az ügynökségek nagy előnye, hogy egyetlen dedikált szakmai kapcsolattartó vagy projektmenedzser össze tudja fogni az összes alvállalkozót, technikai partnert, dekorost. Ő az az ember, aki leveszi az adminisztratív terhet a cég válláról, így Önöknek sokkal kevesebb dologra kell koncentrálniuk, például a vendégeikre és a szakmai tartalomra.
A fentiekből jól látszik, hogy egy konferencia tető alá hozása nem csupán logisztikai feladat, hanem egy komplex folyamat, sikere az apró részletekben rejlik. Az ügynökségi háttér olyan biztonsági hálót és hozzáadott értéket jelent, amely szintet lép az esemény színvonalán valamint tehermentesíti az ügyfélt és költségcsökkentő megoldásokat is képes tető alá hozni, amiről korábbi blogposztunkban olvashat bővebben.
