Brief
Ügyfelünk kérése volt, hogy olyan helyekre vigyük a Londonból és Rómából érkező kollégáikat, amelyek Budapest szempontjából is frissnek, modernnek mondhatóak és mindegyikről jól látható a főváros, valamint a résztvevő létszámnak is eleget tesz. A konferencia mellett fiatalos és változatos programokra volt szükség, amelyek lekötnek 500 főt és jó lehetőséget biztosítanak, hogy kicsit kiengedjék a gőzt budapesti tartózkodásuk alatt. A program részeként a műsorokban szükség volt a magyar elemek megjelenítésére, de közben a nemzetközi szinten is fogyasztható előadásokat is szem előtt kellett tartanunk. A csapatépítés 350 fővel zajlott az utolsó napon és mindenképpen Budapest belvárosa és a látványosságok beépítése volt a kérés ügyfelünktől. Mindezeket persze precíz logisztikával felépítve, vagyis az 500 fő hogyan és miként jut el a repülőtérről a szállodába, majd onnan a különböző helyszínekre és vissza.
Gyorsinfó
NÉV: EPAM 10 éves jubileum
RENDEZVÉNYTÍPUS: konferencia, csapatépítés
ÜGYFÉL: EPAM Hungary
MIKOR: 2017. június
HÁNY FŐ: 500 fő
HOL: Budapest
Megoldás
Kezdeti lépésként a nagyszabású programokra és a nagy létszámra való tekintettel tematikus felelősöket jelöltünk ki a csapatunkon belül, akik egy-egy projekt részeket vittek és felügyeltek, valamint koordinálták a segítők munkáját.
A helyszínek elfogadása után jöhetett a programok tervezése és összekapcsolása a bázist jelentő Boscolohoz viszonyítva. Erre azért is volt szükség, mert ekkora létszám együttes mozgásánál (a konferenciák és a gálavacsorák, csapatépítés során) a belvároson keresztüli mozgást előre ki kellett számolni és előzetes méréseket kellett végezni a napi forgalom alakulásáról. Ugyanezt a buszokra is levetítve, hiszen a létszám több repülőgép utasaiból adódott össze, akik különböző időpontban érkeztek és hagyták el Budapestet a programok végén. Számításaink és a precíz logisztikának köszönhetően egy rendezvény sem csúszott meg, minden megfelelő ütemben zajlott az 500 fő részvételével.
A konferencián kívül a meglévő városnézési trendek mellett új lehetőségeket adtunk a résztvevőknek, illetve új ötletekkel vegyítettük a meglévőket. Minden helyszínről jól láthatták Budapest lüktetését, aminek a kísérő programjaink további élményeket szolgáltattak.
Egy nap sikeres konferenciája, buszos logisztikája, majd gálavacsorájának legapróbb részletei után sem dőlhettünk hátra, hiszen másnap és harmadnap ugyanolyan pontosan kellett minden programpontot megvalósítanunk.
A csapatépítés volt az utolsó momentum, a záró része a négy napos eseménynek, amelyet követően repülőre ültek a résztvevők. A belvárosi csapatépítéshez Kincsvadászat játékot szerveztünk beépítve Budapest főbb látványosságait és kulináris élvezeteit (Green, Gastro, Activity, Sightseeing, Off the beaten track). Ehhez kisméretű kiadványt készítettünk és adtunk benne számos támpontot az öt lehetőség közül választóknak. A feltüntetett pontokat kellett megtalálniuk a nyüzsgő városban, ahol egy-egy animátorunk adta az újabb instrukciót. A célhely a városi lüktetés egyik ismert parkja volt, ahol kitelepült étellel-italokkal vártuk a megérkezőket. A végső lazulás közben számos sportszert biztosítottunk nekik, hogy maguk között önfeledt mozgással zárják a négy napos élménydús etapot.
NÉHÁNY PILLANAT A RENDEZVÉNYRŐL
