Szeretem, amikor egy projekt alatt flow-ba tudok kerülni az aprólékos, kreativitást igénylő feladatokkal.” –

Interjú Horváth Gergő rendezvényszervezővel.

Rendezvényszervezés Conceptflow ezek vagyunk

A beszélgetés során Gergő alapos betekintést nyújt mind a rendezvényszervezés iránt érdeklődőknek, mind pályakezdőknek. Mesél kedvenc céges pillanatairól, izgalmas és elgondolkodtató tippekkel lát el a szakmáról.

Mikor döntöttél úgy, hogy ezt a szakmát választod? Mi ragadott meg benne?

Nekem ez nem egy gyerekkori álmom volt, hanem szép lassan alakult ki. A  turizmus, mint terület tetszett meg először a középiskola vége felé, aztán a rendezvényszervezés az egyetem alatt, tanulmányaim miatt fogalmazódott meg bennem. Akkor döntöttem el, hogy ezzel szeretnék foglalkozni, amikor a szakmai gyakorlatomat töltöttem itt a cégnél. Megtetszett a munkafolyamat, a Conceptflow működése és úgy érzem ebben a szakmában tudom hasznosítani azokat a tulajdonságaimat, amelyeket szeretek is használni. Nem megragadott a rendezvényszervezés, szép lassan szerettem meg és jöttem rá, hogy jó lehetek benne. Leginkább a kreatív oldalát szeretem: ajánlatok és események megtervezését, koncepciók, a rendezvények arculatának kialakítását. lehetőségem és ezt nagyon inspirálóan élem meg.

Milyen első benyomásaid voltak a rendezvényszervezéssel?

Még mielőtt elkezdtem itt dolgozni, azt hittem ez egy olyan szakma, amit nagyjából bárki tud csinálni. Szerintem az emberek nagy része szintén így vélekedik erről a területről, a legtöbben azt gondolják mindenki csinált már családi, baráti találkozót, ünnepet, esetleg összetettebb nyaralást. Én is ezen a véleményen voltam,  azóta viszont tudom: nem mindenkinek való ez a szakma, egyáltalán nem könnyű. 

Az első benyomásom is az volt, hogy sokkal nehezebb, mint amire számítottam. Többféle elvárásnak is meg kell felelni, mint egy barátoknak megszervezett nyaralás során. Be kell tartani a  költségkeretet, emberismeret is kell hozzá, az ügyfél fejével kell gondolkodni. Nem a saját ízlésed szerint kell dolgozni, annak kell tetsszen, akinek létrehozod, jobb esetben mindkettőtöknek tetszik. A fő szempont az ügyfél. Ez alapján kell kreálni akár koncepciókat, programokat, stb.

A rendezvények másik oldala, ami sokszor kihívás, a lebonyolítás. Reggel érkezünk a helyszínre, adott esetben másnap hajnalban távozunk. Gyorsan, hatékonyan kell dolgozni, nagyobb létszámban kell gondolkozni. Teljesen más gondolatmenet alapján kell dolgozni egy tíz fős baráti társaság és egy ötszáz fős rendezvény esetében.

Tehát ez volt az első benyomásom: sokkal nehezebb, mint amire számítottam, de izgalmasabb is.

Mi a kedvenc részed egy-egy projekt során?

A grafikai-, arculat-, és dekoráció tervezés és kivitelezés a kedvenc részfeladatom. Tanfolyamok által is igyekszem erősíteni ezt a készségemet, ezért nagyon örülök, ha ezt hasznosíthatom. Szeretem, amikor egy projekt alatt flow-ba tudok kerülni az aprólékos, kreativitást igénylő feladatokkal. Ha nincs ilyenre lehetőség, akkor is a kreatívabb, ötletelős feladatok vonzanak, a koncepció megálmodása, feladatok kitalálása.

Mihez ragaszkodsz egy-egy munka során?

Mindenképpen ahhoz, hogy minél részletesebben meg legyen tervezve a folyamat, mindent tudjak mikor és hogyan fog történni. Ezt a fajta pontosságot nem szeretem elengedni soha, úgy gondolom, hogy a professzionalitás alapja. 

Ragaszkodom hozzá továbbá, hogy a csapattal együtt dolgozzunk mindenen, szeretem, ha már az ötleteléstől megoszthatom másokkal a gondolataimat és visszajelzést kapok. 

Fontos, hogy az ügyfelekkel való kommunikáció kellemes legyen számukra, ügyelek arra, hogy megtisztelve és megbecsülve érezzék magukat, hiszen tisztelünk és nagy becsben tartunk mindenkit, akivel együtt dolgozhatunk.

get kér egy projekttel kapcsolatban és hogy fontos olyan emberekkel körbevenni magunkat, akikre ilyen esetekben lehet számítani. Rendezvényszervezőként nap, mint nap érkeznek be hozzánk olyan feladatok és kérések, amikkel korábban még sosem találkoztunk és irreális elvárni magunktól azt, hogy mindenre, egyből tudjuk a választ. Ha az ember megtanulja elengedni ezt a berögződést, sokkal flottabbul megy utána minden. Ehhez azonban kell egy olyan beállítottságú csapat, mint a ConceptFlow.nek.

Hogyan néznek ki a projektfolyamataitok?

Nincsenek fix folyamatok, mindenki a saját egyéni elképzelései alapján tud haladni, teret engedve a kreativitásnak. Vannak határidők, részfeladatok, de az nincs röghöz kötve, hogy egyénileg milyen módszerrel látjuk el azokat.

Én például minden egyes rendezvény vagy projekt kapcsán először csinálok egy fő excel táblázatot, ami színes, rendezett. Fontos szempont nekem, hogy legyen szép, amiből dolgozom. Ebbe a táblázatba mindent összegyűjtök a rendezvényről: a témát, dekorációt, helyszíneket, az összes szolgáltatást, a feladataim állapotát, a határidőket. Így kezdem, ezzel a tervezővel. 

Ezután küldöm el az ajánlatkéréseket, azokat feldolgozom, továbbítom az ügyfélnek. Pozitív válasz esetén elkezdem a helyszínekkel, szolgáltatókkal való kommunikációt, a beszerzést. 

Ilyenkor meetingek, helyszínbejárás következtében pontosítjuk a részleteket, szeretek erre közös drive mappát használni a gyorsabb információáramlás érdekében, amit általában az ügyfelek is értékelnek.

Az utómunkálatokat is komolyan veszem, az esemény lezárása után gyakran kérek visszajelzést.

Mi a kedvenc pillanatod a rendezvények alatt?

A szervezési szakaszban azt a pillanatot nagyon szeretem, amikor megkapunk egy projektet és úgy érzem végtelen lehetőségeim vannak, a kreativitásomat szabadon engedhetem és gondolkodhatok, nincsenek korlátok.

A másik kedvenc pillanat a lebonyolítási szakaszban szokott előjönni, amikor a vendégek fogadása előtt még marad pár szabad percem. Ilyenkor – ha tehetem – leülök néhány pillanat erejéig, hogy a helyszínen végignézve lássam, mit alkottunk aznap. Büszkeséggel tölt el, ahogy az is, amikor látom a résztvevőkön az elégedettséget, ha jól érzik magukat.

akot.

Milyen fajta rendezvényeket szeretsz és mik azok, amik kihívást jelentenek számodra?

A legjobban a céges partikat szeretem: karácsonyi, farsangi, nyári bulikat, évzáró, évnyitó rendezvényeket, ezeken a legjobb a hangulat. A második kedvenceim a csapatépítők, ezekben is mindig jó részt vállalni. 

Minden rendezvény kihívás valahol, de ha választanom kell, akkor a sportrendezvényeket megpróbáltatásnak tartom. Bár rendszeresen járok futni, nehezebben tudok a sportolók rendszereiben gondolkozni, ebben találom a legtöbb kihívást.

egyen.

Milyen kedvenc pillanataid vannak a cégnél?

Az irodában kialakuló spontán, vicces pillanatokat szeretem, amikor valamin nevetünk, vagy beszélgetünk egy jót. Sokszor szoktunk komolyabb témákról is társalogni: az élet nagy kérdéseiről, magánéletről, emberi dolgokról, én ezeket szeretem a legjobban.

Kik inspirálnak téged? Kik a példaképeid?

Akik inspirálnak, azok a hétköznapi emberek. Mindenkiben megtalálom azt a tulajdonságot, amit tudok tisztelni és amit próbálok a saját életemben is érvényesíteni, ezáltal többé válni.

Mindenki inspirál valamilyen szinten. Az összes munkatársam, a rendezvények résztvevői, ügyfelek, az utcán az emberek, a családom, a barátaim. A szakmában Évi és Józsi tudnak nekem leginkább példát mutatni.

Milyen tanácsot tudsz adni azoknak a pályakezdőknek, akik keresik a hivatásukat?

2020 óta foglalkozom rendezvényszervezéssel, ezért nyilván nálam sokkal tapasztaltabb emberek is dolgoznak a szférában. Szeretnék többes számban fogalmazni, kicsit magamhoz is szólni. Azt mondanám legyünk bátrak, mert nagyon sok lehetőség van a szakmában. Határozott véleményem, hogy mindig lesz hely és igény a fiatalok újító gondolatai számára. Legyünk kreatívak, merjünk mindig kérdezni, készüljünk fel a nehézségekre is. Ez egy olyan szakma, ami által minden nap tanulunk. Legyünk belevalóak, merjünk új dolgokat csinálni és megszólaltatni gondolatainkat..